Déménagement administratif de son entreprise

La vie d'une entreprise, peu importe sa taille ou le secteur dans lequel elle évolue, est jalonnée de décisions ainsi que de tournants que l'on doit absolument prendre avec assurance. Le déménagement administratif est incontestablement l'un des virages les plus délicats à négocier du fait qu'il requiert beaucoup de rigueur en matière d'organisation sous peine de s'opérer au détriment de la productivité de l'entreprise. Voici un tour d'horizon des différentes étapes clés jalonnant le déménagement administratif d'une entreprise.

Déménagement administratif de son entreprise

Bien choisir la date du déménagement administratif

Cette étape est à ne surtout pas négliger pour éviter que le transfert du siège social ne ralentisse et ne perturbe le bon fonctionnement de l'entreprise. Il apparaît préférable de le faire soit durant le weekend, soit en période creuse, soit en période estivale.

Informer ses salariés sur le déménagement administratif

Le responsable des ressources humaines de l'entreprise est dans l'obligation d'informer au plus vite l'ensemble des salariés concernant le déménagement administratif afin que personne ne soit pris au dépourvu et que chaque collaborateur ait le temps de contribuer à la préparation et l'organisation du transfert.

Qui dit déménagement administratif, dit formalités administratives

Nul n'est sans savoir qu'un déménagement administratif s'accompagne d'une multitude de formalités administratives sur lesquelles on ne doit en aucun cas faire l'impasse. Parmi celles-ci, on cite principalement les échanges avec la banque, l'URSSAF, la Sécurité sociale, les prestataires, les clients… À cela s'ajoute la gestion des contrats d'électricité, d'eau, de ligne téléphonique, de gaz, d'assurance, etc. Soulignons que la résiliation dans l'ancien local et l'activation dans le nouveau se doit d'être infaillible. Dans le cas où l'entreprise qui désire transférer son siège social est locataire, elle est dans l'obligation d'envoyer un préavis au bailleur.

En outre, un déménagement administratif doit également faire l'objet d'une déclaration au CFE compétent. La publication d'un avis de modification dans le journal d'annonces légales (JAL) est aussi obligatoire, sans compter le fait d'informer le CE et le CHST, si la société compte plus de 50 salariés. Il est également nécessaire de mettre à jour ses documents professionnels ainsi que son site internet avec la nouvelle adresse.

Choix du prestataire de déménagement

Avant de s'attaquer au volet logistique du déménagement administratif, l'entreprise a tout intérêt à comparer les services des déménageurs pour ensuite sélectionner celui qui correspond le mieux à ses attentes. Dans ce cas, il est nécessaire de réaliser plusieurs devis. Lors de la mise en concurrence, au-delà des formules proposées, on doit porter une attention particulière aux assurances proposées par chacun des prestataires sélectionnés.

Une fois le prestataire choisi, l'entreprise doit en effet s'assurer en bloquant la date et en réservant les véhicules et cubages nécessaires pour le transport des biens.

Qu'en est-il du volet logistique ?

L'entreprise qui s'apprête à transférer son siège social doit organiser avec le déménageur et les salariés concernés une réunion d'organisation. Le but étant de déterminer qui devra assurer quelle tâche, quelles affaires et quels documents à déménager ou à jeter, etc. Durant cette étape, il est nécessaire d'effectuer un tri dans chaque bureau, de dresser un inventaire du parc informatique et d'emballer puis étiqueter les équipements et cartons pour éviter qu'ils ne s'éparpillent durant le déménagement administratif.

Le jour J, le déménageur n'a plus qu'à charger les cartons dans le camion de déménagement pour ensuite les acheminer et les dispatcher à l'arrivée selon les indications qui figurent sur les étiquettes.

Déménagez en toute sérénité

Gratuit, transparent et confidentiel

Démarrer le devis

Articles similaires

Pour en savoir plus sur le déménagement, n'hésitez pas à consulter nos articles pour vous informer ou découvrir de nouvelles astuces de déménagement.

Conseils déménagement Nos astuces pour bien organiser le déménagement des bureaux et le transfert d'entreprise
04.08.2021

Nos astuces pour bien organiser le déménagement des bureaux et le transfert d'entreprise

Le déménagement des bureaux et le transfert d'entreprise sont une étape complexe. Il nécessite une bonne organisation pour que tout se fasse dans les meilleures conditions. Lors d'un déménagement d'entreprise, le dirigeant comme les collaborateurs peuvent vite se sentir dépassés par les événements. C'est la raison pour laquelle il faut prendre le temps de bien organiser le transfert en amont. Voici quelques conseils venant de nos experts en déménagement pour que votre transfert d'entreprise se fasse sans encombre.

Covid et déménagement Coronavirus et déménagement : peut-on encore déménager pendant le confinement ?
04.08.2021

Coronavirus et déménagement : peut-on encore déménager pendant le confinement ?

Dans le but de réduire la propagation du coronavirus au sein de la population, le gouvernement français a instauré un nouveau confinement. Ce qui limite considérablement les déplacements. Vous avez pour projet de déménager et vous ne savez pas si cela est possible ? Retrouvez toutes les informations concernant le déménagement en période de confinement.

Déménagement d'entreprise Déménagement d'usine : comment le préparer ?
15.08.2021

Déménagement d'usine : comment le préparer ?

Pour diverses raisons stratégiques, une usine peut être amenée à déménager. Tout comme les autres catégories de déménagement professionnel, le déménagement d'usine est un processus assez complexe nécessitant en amont une préparation spécifique. Alors, comment préparer un déménagement d'usine ?